1. PRÄAMBEL

1.1 Zweck. Die Parteien beabsichtigen, eine Coaching-Beziehung einzugehen, in deren Rahmen der Coach personenbezogene Daten des Klienten erhebt, verarbeitet und speichert. Diese Vereinbarung dient dazu, die datenschutzrechtlichen Pflichten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zu regeln und Transparenz über die Datenverarbeitung zu schaffen.

1.2 Kontext. Der Coach bietet Dienstleistungen im Bereich „Persönliches Coaching" an.

Aufgrund der vertraulichen Natur des Coachings ist der Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten des Klienten von höchster Priorität. Diese Präambel ist ein integraler Bestandteil dieser Vereinbarung.

2. BEGRIFFSBESTIMMUNGEN

Sofern nicht anders angegeben, haben die folgenden Begriffe die nachstehend aufgeführten Bedeutungen gemäß Art. 4 DSGVO:

„Personenbezogene Daten" sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Gesundheitsdaten).

„Verarbeitung" ist jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

„Verantwortlicher" ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

„Besondere Kategorien personenbezogener Daten" sind Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie genetische Daten, biometrische Daten zur eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung.

„Dritte" sind natürliche oder juristische Personen, Behörden, Einrichtungen oder andere Stellen, außer der betroffenen Person, dem Verantwortlichen, dem Auftragsverarbeiter und den Personen, die unter der unmittelbaren Verantwortung des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters befugt sind, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten.

3. GEGENSTAND UND UMFANG DER DATENVERARBEITUNG

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3.1 Art des Coachings. Der Verantwortliche erbringt Dienstleistungen im Bereich des Persönlichen Coachings. Im Rahmen dieser Tätigkeit ist die Erhebung spezifischer Daten zur Erfüllung des Vertrages und zur Gewährleistung einer qualitativ hochwertigen Beratung unerlässlich.

3.2 Kategorien der verarbeiteten Daten. Der Coach erhebt und verarbeitet ausschließlich die folgenden Kategorien personenbezogener Daten des Klienten, die für die Durchführung des Coachings erforderlich sind:


Name (Vor- und Nachname)
E-Mail-Adresse
Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobil)
Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
Geburtsdatum

3.3 Freiwilligkeit der Angaben. Die Bereitstellung der genannten Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Coaching-Vertrages erforderlich. Ohne diese Daten kann der Vertrag nicht oder nur eingeschränkt erfüllt werden.

4. ZWECK UND RECHTSGRUNDLAGE DER VERARBEITUNG

4.1 Verarbeitungszwecke. Die Erhebung und Verarbeitung der unter Abschnitt 3 genannten Daten erfolgt strikt zweckgebunden für:
Terminvereinbarung und -koordination: Zur Planung, Bestätigung und Durchführung von Coaching-Sitzungen.
Protokollführung: Zur Dokumentation des Coaching-Fortschritts, der Sitzungsinhalte und der vereinbarten Ziele, um die Qualität und Kontinuität der Beratung sicherzustellen.

Vertragsverwaltung: Zur Rechnungsstellung, Buchhaltung und allgemeinen
Verwaltung der Klientenbeziehung.

4.2 Rechtsgrundlagen. Die Verarbeitung erfolgt auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO:
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

Die Verarbeitung ist für die Erfüllung des Coaching-Vertrages, dessen Vertragspartei der Klient ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.
Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):

Soweit steuerrechtliche oder handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):

Zur Wahrung berechtigter Interessen des Coaches, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Klienten überwiegen (z. B. Geltendmachung rechtlicher
Ansprüche.

5. DATENSICHERHEIT UND ZUGRIFFSRECHTE

5.1 Zugriffsberechtigte. Der Schutz der Vertraulichkeit ist im Coaching essentiell.
Zugriff auf die personenbezogenen Daten des Klienten hat ausschließlich:
Nur ich (der Coach):
Es erfolgt keine Weitergabe an Mitarbeiter oder externe Dienstleister, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben (z. B. an Finanzbehörden) oder für die Vertragsabwicklung zwingend erforderlich (z. B. Postdienstleister für Rechnungsversand).

5.2 Sicherheitsmaßnahmen. Der Coach setzt technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) ein, um die Daten vor Verlust, Zerstörung, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen. Zu den implementierten Maßnahmen gehören insbesondere:
Passwortschutz: Alle digitalen Speichermedien und Computer, auf denen Daten verarbeitet werden, sind durch starke Passwörter gesichert.
Zugriffsbeschränkungen: Physische Akten (falls vorhanden) werden in verschließbaren Schränken aufbewahrt; digitale Daten sind nur über authentifizierte
Zugänge erreichbar.
Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen: Die Sicherheitsstandards werden in regelmäßigen Abständen auf ihre Wirksamkeit hin überprüft und bei Bedarf aktualisiert.

6. SPEICHERDAUER UND LÖSCHUNG

6.1 Reguläre Speicherdauer. Die personenbezogenen Daten des Klienten werden grundsätzlich für die Dauer von 3 Jahren gespeichert. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die letzte Coaching-Sitzung stattfand oder die Geschäftsbeziehung beendet wurde.

6.2 Gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Ungeachtet der in Ziffer 6.1 genannten Frist bleiben gesetzliche Aufbewahrungspflichten unberührt. Insbesondere steuerlich relevante Unterlagen (z. B. Rechnungen) werden gemäß § 147 AO für zehn (10) Jahre und handelsrechtliche Unterlagen gemäß § 257 HGB für sechs (6) Jahre aufbewahrt. Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

6.3 Löschprozess. Anfragen zur Löschung von Daten werden wie folgt bearbeitet:
Die Löschanfragen werden sofort nach Eingang bearbeitet.

7. RECHTE DER BETROFFENEN PERSON

Der Klient hat gegenüber dem Coach folgende Rechte hinsichtlich der ihn betreffenden personenbezogenen Daten:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO):
Der Klient kann Auskunft über die verarbeiteten Daten, die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der Daten, die Empfänger und die geplante Speicherdauer verlangen.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO):
Der Klient hat das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO):
Der Klient kann die Löschung seiner Daten verlangen, sofern keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO):
Unter bestimmten
Voraussetzungen kann der Klient die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO):
Der Klient hat das Recht, seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO):
Der Klient hat das Recht, aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung
Widerspruch einzulegen.

7.1 Wahrnehmung der Rechte. Zur Ausübung dieser Rechte kann sich der Klient jederzeit an den Coach wenden. Die Informationen über die Rechte der Klienten sind zudem in der Datenschutzerklärung auf der Website des Coaches einsehbar.

7.2 Widerruf der Einwilligung. Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, hat der Klient das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Der Widerruf kann erfolgen: Per E-Mail.

7.3 Beschwerderecht. Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht dem Klienten das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat seines Aufenthaltsorts, seines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

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8. ZOOM

Zweck der Verarbeitung
Ich nutze das Videokonferenzsystem „Zoom“, um Online-Meetings durchzuführen (in der Folge Online-Konferenzen genannt). Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Konferenzen steht, ist der ASB NRW e.V.

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Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von Zoom werden verschiedene Arten von Daten verarbeitet. Die Verarbeitung ist auch davon abhängig, wie viele und welche Angaben die Teilnehmer*innen von Online-Konferenzen selbst machen.

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Personenbezogene Daten:
Verpflichtende Angaben zur*m Benutzer*in: Vorname und/oder Nachname
Optionale Angaben zur*m Benutzer*in: Telefon, E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild, Abteilung

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Metadaten:
Thema und (wenn vorhanden) Beschreibung der Online-Konferenz, Information zum verwendeten Gerät/Hardware, IP-Adresse(n) der Teilnehmer*innen

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Bei telefonischer Einwahl: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. weitere Verbindungsdaten, z.B. IP-Adresse des Geräts

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Wird eine Online-Konferenz aufgezeichnet (optional):
MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Chats

 

Daten aus Videoübertragung, Audioübertragung und Textdateien (im Chat):
Teilnehmer*innen können wählen, ob sie Audio- und/oder Video von sich übertragen und – wenn vom Host freigegeben – den Chat, eine Frage oder Umfragefunktion nutzen. Diese werden verarbeitet, um sie den anderen Teilnehmer*innen der Online-Konferenz anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Haben die Teilnehmer*innen sich für die Übertragung von Audio- und/oder Videosignalen entschieden, werden während der Online-Konferenz die Daten vom Mikrofon und/oder einer Videokamera des Endgerätes oder angeschlossener Mikrofone oder Videokameras verarbeitet. Die Teilnehmer*innen können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst in der Zoom-Anwendung ausschalten bzw. stummstellen.

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Umfang der Verarbeitung

Ich nutzte Zoom, um Online-Konferenzen durchzuführen. Chat-Inhalte werden von mir standardmäßig nicht protokolliert. In Ausnahmefällen – zum Beispiel, wenn diese unabdingbar für die Protokollierung von Ergebnissen sein sollte, weisen ich die Teilnehmer*innen vor Beginn der Online-Konferenz darauf hin. Sie können an unseren Online-Konferenzen teilnehmen, auch ohne selbst bei Zoom als Benutzer*in registriert zu sein. 
Legen Sie sich jedoch ein (kostenloses) Benutzerkonto zu, können Statistiken über Ihre Teilnahme an Zoom-Meetings 
aller Art bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden. 
Dabei werden insbesondere folgende Daten gespeichert:

Metadaten zu den Meetings, an denen Sie teilnehmen, 
bei telefonischer Einwahl: Daten zur Telefoneinwahl, Informationen, die sie auf der Webinarplattform von Zoom eingeben.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

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Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern eine Vertragsbeziehung zwischen den Teilnehmer*innen und mir besteht, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Konferenzen Art. 6 Abs. 1 lit. b) der DSGVO.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. 
Mein Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Konferenzen besteht auch in diesem Fall.

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Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Konferenzen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

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Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Zoom ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

Weitere Informationen zum Datenschutz der Zoom Video Communications, Inc. sind unter https://zoom.us/de-de/privacy.html abrufbar.

10. DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER

10.1 Benennung. Da die gesetzlichen Voraussetzungen für die zwingende Benennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB) gemaß Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG im Unternehmen des Coaches derzeit nicht erfüllt sind (z. B. Anzahl der ständig mit der automatisierten Verarbeitung beschäftigten Personen), wurde kein Datenschutzbeauftragter ernannt. Anfragen zum Datenschutz sind direkt an den Coach zu richten.

11. SCHLUSSBESTIMMUNGEN

11.1 Aktualisierung der Richtlinien. Der Coach behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen. Die Überprüfung der Richtlinien erfolgt in regelmäßigen Abständen, mindestens 1 x jährlich.

11.2 Salvatorische Klausel. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam oder undurchführbar sein oder nach Vertragsschluss unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung soll diejenige wirksame und durchführbare Regelung treten, deren Wirkungen der wirtschaftlichen Zielsetzung am nächsten kommen, die die Vertragsparteien mit der unwirksamen bzw. undurchführbaren Bestimmung verfolgt haben.

11.3 Anwendbares Recht und Gerichtsstand. Diese Vereinbarung unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland. Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dieser Vereinbarung ist, soweit gesetzlich zulässig, der Geschäftssitz des Coaches.